Bogført vs. faktisk saldo – revisors forklaring

Når man arbejder med regnskaber, støder mange på begreberne bogført saldo og faktisk saldo. Selvom de kan lyde ens, er forskellen vigtig – især når en revisor gennemgår tallene. Den bogførte saldo viser det beløb, der officielt er registreret i virksomhedens regnskaber, mens den faktiske saldo afspejler de penge, der rent faktisk står på kontoen. Misforståelser mellem de to kan føre til fejl, uoverensstemmelser og i værste fald økonomiske problemer. Hos Finara udfører vi ikke selv revision, men vi matcher dig med en revisor, der kan hjælpe med at sikre, at tallene stemmer. I denne artikel får du en klar forklaring på forskellene, hvorfor de opstår, og hvordan en revisor kan hjælpe med at få dem til at stemme overens.

Hvad er forskellen på bogført og faktisk saldo?

Når man arbejder med regnskaber, støder man ofte på begreberne bogført saldo og faktisk saldo, og det er vigtigt at forstå forskellen for at sikre korrekt økonomistyring. Den bogførte saldo er den sum, der fremgår af virksomhedens regnskab på et givent tidspunkt. Den inkluderer alle poster, som allerede er registreret i bogføringen, såsom indtægter, udgifter og interne overførsler. Den bogførte saldo afspejler altså det officielle regnskab, men den siger ikke nødvendigvis, hvad der reelt står på bankkontoen lige nu.

Den faktiske saldo, derimod, er det beløb, der fysisk står på bankkontoen. Den viser altså, hvad virksomheden faktisk har til rådighed til betaling af udgifter og andre forpligtelser. Forskelle mellem bogført og faktisk saldo kan opstå af flere årsager, og her kommer revisorens rolle ind i billedet, da det er deres opgave at identificere og forklare disse forskelle.

Nogle typiske årsager til forskelle mellem bogført og faktisk saldo inkluderer:

• Ubetalte fakturaer: En faktura kan være bogført, men endnu ikke trukket fra bankkontoen.

• Indbetalinger, der ikke er registreret: En kunde kan have betalt, men pengene er endnu ikke bogført.

• Bankgebyrer: Gebyrer eller renter kan automatisk trækkes fra kontoen uden, at de er bogført i regnskabet.

• Forsinkede overførsler: Transaktioner mellem konti kan tage tid at registrere og opdatere i systemet.

• Fejl i bogføringen: Menneskelige fejl eller systemfejl kan føre til uoverensstemmelser mellem saldoer.

For at holde styr på disse forskelle er det vigtigt at foretage regelmæssige afstemninger. Afstemning betyder, at man sammenligner den bogførte saldo med den faktiske saldo og undersøger, hvorfor der eventuelt er forskelle. Dette kan gøres ved:

• At gennemgå alle ind- og udbetalinger på kontoen.

• At kontrollere fakturaer og betalingsbilag.

• At identificere og rette fejl i bogføringen.

• At notere tidsforskelle mellem bogføring og faktiske transaktioner.

En korrekt afstemning hjælper virksomheden med at sikre, at regnskabet altid afspejler virkeligheden, og at der ikke opstår overraskelser ved likviditetsproblemer eller fejlrapportering. Det giver også ledelsen et klart billede af virksomhedens økonomiske situation og gør det lettere at træffe beslutninger baseret på faktiske tal.

Revisoren kan spille en central rolle her. Deres erfaring gør det muligt at spotte uregelmæssigheder hurtigt, forklare årsagerne til forskelle og anbefale, hvordan man kan forbedre både bogføringspraksis og afstemningsprocedurer. Derudover kan de rådgive om bedste praksis for løbende kontrol og dokumentation, så forskellene mellem bogført og faktisk saldo bliver minimale.

Kort sagt er forståelsen af forskellen mellem bogført og faktisk saldo ikke kun et spørgsmål om tal, men om at skabe gennemsigtighed, pålidelighed og økonomisk kontrol i virksomheden.

Hvorfor forskellen opstår, og hvad den betyder for virksomheden

Forskellen mellem bogført og faktisk saldo kan virke ubetydelig ved første øjekast, men den har ofte stor betydning for virksomhedens likviditet og økonomistyring. At forstå, hvorfor forskellen opstår, hjælper ledelsen med at træffe bedre beslutninger, undgå betalingsproblemer og sikre, at regnskabet altid er korrekt. Revisorer ser typisk flere tilbagevendende årsager til uoverensstemmelser, og det er her erfaringen virkelig kommer til sin ret.

Typiske årsager til uoverensstemmelser

Tidsforskydning i registrering

• Indbetalinger fra kunder kan tage dage, før de fremgår på bankkontoen.

• Udgående betalinger, som er bogført, kan først blive trukket fra kontoen senere.

• Overførsler mellem forskellige konti i virksomheden kan give midlertidige forskelle.

Fejl eller mangler i bogføringen

• Fakturaer kan blive dobbeltbogført eller slet ikke registreret.

• Ubetalte regninger kan fejlagtigt markeres som betalt.

• Bankgebyrer, renter eller mindre justeringer kan blive overset.

Uklarheder i dokumentation

• Manglende bilag kan skabe tvivl om, hvorvidt en transaktion er korrekt registreret.

• Kassekladder, der ikke er ajourført, kan give et forkert billede af den bogførte saldo.

Automatiske transaktioner og systemintegrationer

• Mange virksomheder bruger digitale betalingsløsninger, der bogfører transaktioner automatisk.

• Systemfejl eller forsinkelser i integrationen mellem bank og regnskabsprogram kan skabe midlertidige forskelle.

Hvad forskellen betyder for virksomheden

• Likviditetsstyring: Hvis den bogførte saldo er højere end den faktiske, kan virksomheden tro, at den har flere penge til rådighed, end den rent faktisk har.

• Beslutningsgrundlag: Uoverensstemmelser kan give et misvisende billede af økonomien.

• Revision og skat: Store forskelle kan skabe spørgsmål ved revisionen eller i dialog med SKAT.

• Tillid hos samarbejdspartnere: Korrekt bogføring øger tilliden hos banker og investorer.

Sådan kan forskellen håndteres

• Udfør månedlige afstemninger af alle konti.

• Registrér bilag og fakturaer samtidig med transaktionen.

• Brug bank–regnskabsintegration, og følg op manuelt for at fange fejl.

• Hold oversigt over tidsforskydninger mellem bogføring og bank.

• Lad en revisor analysere gentagne forskelle og foreslå procesforbedringer.

Ved at forstå, hvorfor forskelle opstår, og hvad de betyder, kan virksomheden reducere risikoen for fejl og sikre en mere præcis økonomistyring. Revisoren fungerer her som en vigtig sparringspartner, der ikke blot påpeger uoverensstemmelser, men også hjælper med at optimere både bogføring og afstemning.

Sådan sikrer du, at bogført og faktisk saldo stemmer

At holde bogført og faktisk saldo i overensstemmelse kræver systematik, opmærksomhed og nogle gode rutiner. Mange virksomheder oplever, at små forskelle kan vokse til større problemer, hvis de ikke bliver opdaget i tide. Revisorens rolle er her både rådgivende og forebyggende – med erfaring kan man hurtigt identificere, hvor uoverensstemmelser opstår, og hvordan de kan løses.

Praktiske tiltag til at mindske forskelle

Regelmæssige bankafstemninger

• Afstem alle bankkonti minimum én gang om måneden.

• Sammenlign den bogførte saldo med bankens faktiske saldo.

• Notér og forklar eventuelle forskelle, fx tidsforskydninger eller uafsluttede transaktioner.

Kontinuerlig opdatering af bilag

• Sørg for, at alle fakturaer, kvitteringer og bilag indtastes hurtigt.

• Digitalisering af bilag gør det lettere at holde styr på alt.

Brug af digitale løsninger og integrationer

• Mange regnskabsprogrammer kan automatisk hente bankdata og registrere transaktioner.

• Kontroller løbende, at dataene stemmer overens, og få hjælp af en revisor til korrekt opsætning.

Opfølgning på tidsforskydninger

• Notér transaktioner, der endnu ikke er registreret på kontoen.

• Hold styr på udestående betalinger til leverandører og fra kunder.

• Lav en midlertidig opgørelse for et realistisk likviditetsoverblik.

Implementering af interne kontrolrutiner

• Tildel ansvar for afstemninger og kontogennemgange.

• Hav faste procedurer for rettelser og dokumentation.

• Lad en revisor vurdere kontroller og sikre overholdelse af lovkrav.

Fordelene ved en korrekt saldo

• Forbedret likviditetsstyring uden ubehagelige overraskelser.

• Mindre risiko for fejl og dobbeltbetalinger.

• Troværdighed over for banker, investorer og myndigheder.

• Mere effektiv revision, hvor tiden bruges på rådgivning frem for fejlfinding.

Revisorens rolle i praksis

• Råd om systemer og integrationer.

• Vurdering af interne kontrolrutiner.

• Identifikation af fejlmønstre og forebyggelse fremover.

• Sparring om likviditetsplanlægning og økonomisk overblik.

At sikre, at bogført og faktisk saldo stemmer, handler altså ikke kun om at rette fejl, men om at etablere holdbare rutiner, forebygge problemer og skabe tryghed i virksomhedens økonomistyring. Med hjælp fra en erfaren revisor kan processen blive både enkel og effektiv, og virksomheden får et langt mere realistisk billede af sin økonomiske situation.

Når bogført og faktisk saldo stemmer, får du ikke bare styr på tallene – du får ro i maven. Små uoverensstemmelser kan hurtigt vokse, men med de rette rutiner og hjælp fra en revisor bliver det både overskueligt og trygt. Hos Finara kan du få op til tre tilbud fra revisorer, der kan hjælpe med afstemning og løbende kontrol – gratis og uforpligtende.